Cách quản lý tài xế nhà xe: giao chuyến, chấm công, hạn giấy tờ

· 6 phút đọc · Sổ Chuyến

Cách quản lý tài xế nhà xe: giao chuyến rõ ràng, chấm công và theo dõi hạn giấy tờ

Quản tài xế không phải là giám sát chặt hơn mà là làm cho mọi thứ rõ ràng: ai chạy chuyến nào, tính lương ra sao, giấy tờ hết hạn khi nào. Bài này đưa ra quy trình cụ thể áp dụng được cho nhà xe 5–20 tài xế.

Hỏi mười chủ nhà xe việc gì mệt nhất, chín người trả lời là chuyện tài xế. Nhưng mổ xẻ ra thì phần lớn mâu thuẫn không đến từ con người, mà đến từ ba chỗ mập mờ: giao việc mập mờ, tính lương mập mờ, trách nhiệm mập mờ. Làm rõ ba chỗ đó thì phần lớn vấn đề tự hết.

1. Giao chuyến: bỏ hẳn kiểu gọi điện dặn miệng

Cách phổ biến hiện nay là chủ xe gọi cho tài xế, đọc tên khách, số điện thoại, điểm đón, giờ chạy. Tài xế ghi vào giấy hoặc nhớ. Ba rủi ro cố hữu: nghe nhầm số điện thoại, quên giờ, và khi có tranh cãi thì không có bằng chứng ai nói gì.

Quy tắc thay thế rất đơn giản: chuyến nào cũng phải tồn tại ở dạng viết trước khi xe lăn bánh, và trong đó có đủ 6 thông tin:

Thiếu ô "giá đã chốt" là nguồn gốc của hầu hết cãi vã cuối tháng. Ghi nó vào, kể cả khi khách là người quen.

Ai được nhận chuyến

Có hai mô hình, chọn một và giữ nguyên:

Điều tệ nhất là dùng lẫn lộn cả hai mà không nói rõ, khi đó tài xế sẽ luôn cảm thấy bị xử ép.

2. Chấm công và tính lương: minh bạch quan trọng hơn hào phóng

Tài xế bỏ việc vì cảm thấy bị tính thiếu nhiều hơn là vì lương thấp. Ba cách tính đang phổ biến:

Dù chọn cách nào, hãy áp một nguyên tắc: tài xế phải tự tra được số chuyến mình đã chạy trong tháng mà không cần hỏi bạn. Ngày công bố lương sẽ hết tranh cãi, vì hai bên nhìn cùng một danh sách.

Các khoản hay quên ghi

Ghi rõ trong thoả thuận ngay từ đầu, đừng để tới lúc phát sinh mới bàn: tiền dầu ai ứng, phí cầu đường ai trả, tiền ăn nghỉ chuyến qua đêm, xử lý khi khách huỷ lúc xe đã tới nơi, và ai chịu tiền phạt vi phạm giao thông.

3. Hạn giấy tờ: việc nhỏ, hậu quả lớn

Với mỗi tài xế cần theo dõi ít nhất: hạn giấy phép lái xe, hạn giấy khám sức khoẻ. Với mỗi xe: hạn đăng kiểm, hạn bảo hiểm, hạn phù hiệu. Đây là loại việc con người luôn quên còn máy thì không bao giờ.

Cách làm tối thiểu nếu chưa dùng phần mềm: một bảng tính duy nhất, mỗi dòng một hạn, đặt nhắc lịch điện thoại trước 30 ngày. Cách làm tốt hơn: lưu ngày hết hạn ngay trong hồ sơ xe và tài xế trong hệ thống, để nó tự cảnh báo và mọi nhân viên đều thấy.

4. Khi tài xế nghỉ đột xuất

Đây là phép thử xem nhà xe của bạn phụ thuộc vào cá nhân đến mức nào. Chuẩn bị trước ba thứ:

  1. Danh sách chuyến của người nghỉ phải tra được ngay, không phải gọi hỏi họ.
  2. Thông tin khách nằm trong hệ thống, không nằm trong điện thoại riêng của tài xế. Điểm này quan trọng hơn bạn nghĩ: khi tài xế nghỉ việc và mang theo danh bạ khách quen, nhà xe mất khách chứ không chỉ mất người.
  3. Một danh sách tài xế dự phòng đã biết tuyến, gọi là chạy được.

5. Ba chỉ số đáng theo dõi, và những chỉ số nên bỏ qua

Đừng đo mọi thứ. Ba con số này đủ để biết một tài xế đang làm tốt hay không:

Ngược lại, theo dõi tốc độ từng giây hay bắt chụp ảnh báo cáo mỗi chặng thường phản tác dụng: tốn thời gian của cả hai bên và làm tài xế thấy bị soi.

Về chuyện định vị GPS

Nhiều chủ xe ngại đưa GPS vào vì sợ tài xế phản ứng. Kinh nghiệm thực tế: phản ứng đến từ cách giới thiệu, không đến từ công nghệ. Nếu bạn nói "để tôi biết anh có đi lòng vòng không" thì sẽ bị chống đối. Nếu bạn nói "để khách gọi hỏi xe tới đâu thì tôi trả lời được ngay, anh khỏi phải nghe máy lúc đang lái" thì phần lớn tài xế đồng ý. Chi tiết cách triển khai nằm trong bài định vị GPS cho nhà xe.

Tóm tắt một trang

Sổ Chuyến làm sẵn phần lớn những việc trên: chuyến giao cho tài xế kèm đủ thông tin, tài xế nhận trên app và tự xem lịch sử chuyến, hạn giấy tờ có cảnh báo, khách hàng thuộc về nhà xe. Dùng thử miễn phí 3 xe, hoặc xem hướng dẫn app cho tài xế trước khi giới thiệu cho anh em.

Chủ đề: quản lý nhà xe, tài xế, vận hành