Theo dõi lãi lỗ từng chuyến: cách biết tuyến nào đang nuôi tuyến nào
· 5 phút đọc · Sổ Chuyến
Tổng doanh thu tăng không có nghĩa mọi tuyến đều có lãi. Bài này hướng dẫn cách tính giá vốn một chuyến xe, dựng bảng lãi lỗ theo tuyến trong 30 phút và đọc ra quyết định nên bỏ tuyến nào, tăng giá tuyến nào.
Có một tình huống lặp lại ở rất nhiều nhà xe: doanh thu năm nay cao hơn năm ngoái, xe chạy nhiều hơn, nhưng tiền để dành lại ít đi. Nguyên nhân gần như luôn giống nhau — trong đội xe có một hoặc hai tuyến đang lỗ đều đặn, và chúng được nuôi bằng tuyến tốt. Vì tất cả tiền đổ chung vào một chỗ nên không ai nhìn ra.
Bài này chỉ cách tách chúng ra. Không cần phần mềm kế toán, một buổi tối là làm được.
Bước 1: Tính giá vốn một chuyến
Giá vốn một chuyến gồm hai nhóm. Nhóm thứ nhất dễ thấy, nhóm thứ hai hay bị bỏ quên và chính nó tạo ra ảo giác có lãi.
Chi phí trực tiếp — trả cho từng chuyến
- Nhiên liệu. Lấy quãng đường cả đi lẫn về, nhân mức tiêu hao thực tế của xe, nhân giá dầu. Dùng mức tiêu hao thật đo được, đừng dùng số của nhà sản xuất.
- Phí cầu đường, bến bãi.
- Lương hoặc tiền công tài xế cho chuyến đó.
- Ăn nghỉ nếu chuyến qua đêm.
Chi phí phân bổ — vẫn phát sinh dù xe nằm bãi
Đây là phần quyết định. Cộng tổng các khoản sau trong một tháng rồi chia cho số chuyến chạy trong tháng đó:
- Khấu hao xe — giá mua trừ giá bán lại ước tính, chia cho số tháng dự định dùng.
- Bảo hiểm, đăng kiểm, phù hiệu — quy về mỗi tháng.
- Bảo dưỡng và lốp — lấy chi phí thực tế 12 tháng qua chia cho 12.
- Lãi vay nếu mua xe trả góp.
- Chi phí chung: điện thoại, văn phòng, lương nhân viên điều hành.
Ví dụ một xe 16 chỗ chạy 60 chuyến một tháng, tổng chi phí phân bổ 30 triệu, thì mỗi chuyến phải gánh 500.000 đồng trước khi tính tới dầu và tài xế. Rất nhiều nhà xe báo giá mà quên hẳn phần này, nên "thấy có lãi" nhưng cuối năm không mua nổi xe mới.
Bước 2: Dựng bảng lãi lỗ theo tuyến
Lấy dữ liệu 30 ngày gần nhất, mỗi tuyến một dòng, với các cột:
- Số chuyến đã chạy
- Tổng doanh thu
- Chi phí trực tiếp
- Chi phí phân bổ (số chuyến nhân mức phân bổ mỗi chuyến)
- Lãi gộp = doanh thu trừ hai loại chi phí
- Lãi trên một chuyến
- Tỉ lệ lấp đầy trung bình — bao nhiêu ghế có khách trên tổng số ghế
Cột cuối cùng thường giải thích tất cả: một tuyến lỗ hầu như luôn là tuyến có tỉ lệ lấp đầy thấp, chứ không phải tuyến giá rẻ.
Bước 3: Đọc bảng và ra quyết định
Tuyến lãi tốt, lấp đầy cao
Đây là tuyến nuôi cả nhà xe. Việc cần làm không phải là tăng giá mà là tăng tần suất — thêm chuyến vào khung giờ đang kín, và bảo vệ chất lượng để không mất khách vào tay đối thủ.
Tuyến lãi mỏng, lấp đầy cao
Khách đông mà không lãi nghĩa là giá đang thấp hơn giá trị. Đây là trường hợp duy nhất nên tăng giá, và nên tăng từng bước 5–10%, quan sát lượng khách hai tuần rồi mới tăng tiếp.
Tuyến lỗ, lấp đầy thấp
Trước khi bỏ, kiểm tra ba khả năng: giờ chạy có lệch nhu cầu không (đổi giờ đôi khi cứu được cả tuyến); có gộp được với tuyến khác không; tuyến này có phải đường về của một tuyến có lãi không. Nếu không rơi vào ba trường hợp đó, cắt sớm sẽ đỡ tốn hơn cố thêm sáu tháng.
Tuyến lỗ nhưng lấp đầy cao
Trường hợp nguy hiểm nhất vì nhìn bên ngoài rất bận rộn. Nguyên nhân thường là giá quá thấp hoặc quãng đường quá xa so với giá. Chạy đông khách mà vẫn lỗ thì càng chạy càng mất tiền — phải sửa giá ngay, không chờ.
Ba con số nên xem hằng tháng
Sau khi có bảng, không cần làm lại toàn bộ mỗi tháng. Chỉ theo dõi ba con số:
- Doanh thu trên mỗi ki-lô-mét chạy. Chỉ số tổng quát nhất, giảm là có vấn đề dù doanh thu tổng vẫn tăng.
- Tỉ lệ lấp đầy theo tuyến. Báo trước xu hướng mất khách sớm hơn doanh thu vài tuần.
- Lãi trên một chuyến theo tuyến. Cho biết tuyến nào đang trượt dần.
Ba lỗi hay gặp khi tự tính
- Quên chuyến chạy rỗng chiều về. Nếu chiều về không có khách, chi phí chiều về vẫn phải tính vào chuyến đó. Đây là lý do nhiều tuyến trông có lãi mà thực tế không.
- Tính lương tài xế là chi phí cố định. Nếu trả theo chuyến thì nó là chi phí trực tiếp, để nhầm nhóm sẽ làm sai toàn bộ so sánh giữa các tuyến.
- Bỏ qua khấu hao. Lỗi phổ biến nhất. Xe hỏng dần theo từng ki-lô-mét, chỉ là hoá đơn tới muộn vài năm.
Làm thế nào cho đỡ mất công mỗi tháng
Toàn bộ bài này làm được bằng bảng tính, với điều kiện bạn có sẵn dữ liệu doanh thu gắn với từng chuyến và từng tuyến. Nếu doanh thu đang được cộng gộp vào một cột tổng cuối ngày thì việc đầu tiên cần sửa là chỗ đó — xem thêm trong bài về các lỗ hổng khi quản lý thủ công.
Sổ Chuyến ghi doanh thu theo từng chuyến, gắn với tuyến và xe, và xuất báo cáo theo tuyến, theo xe, theo khoảng thời gian ra Excel để bạn cộng thêm phần chi phí của mình. Dùng thử miễn phí và thử dựng bảng lãi lỗ trên đúng số liệu nhà xe bạn.
Chủ đề: doanh thu, quản lý nhà xe, tuyến cố định