Nhà xe chạy hợp đồng: báo giá, chốt kèo và thu tiền không sót
· 6 phút đọc · Sổ Chuyến
Chạy hợp đồng lãi hơn tuyến cố định nhưng cũng dễ mất tiền hơn: báo giá thiếu, phát sinh không tính được, khách khất tiền. Quy trình 5 bước từ lúc khách hỏi tới lúc tiền về tài khoản.
Xe hợp đồng — chở đoàn du lịch, đưa đón công nhân, đám cưới, hội nghị — thường cho biên lãi tốt hơn tuyến cố định vì bán cả xe chứ không bán từng ghế. Đổi lại, mỗi hợp đồng là một lần thương lượng, và mỗi lần thương lượng là một cơ hội để mất tiền.
Tiền thất thoát ở mảng này hiếm khi do giá thấp. Nó đến từ những thứ không ai nhắc tới lúc chốt kèo.
Bước 1: Hỏi đủ trước khi báo giá
Báo giá vội là nguồn gốc của gần như mọi rắc rối về sau. Trước khi nói bất kỳ con số nào, hỏi cho đủ:
- Đi đâu, về đâu, có ghé điểm nào giữa đường không
- Bao nhiêu người, bao nhiêu hành lý cồng kềnh
- Đi mấy ngày, có nghỉ đêm không, xe có phải chờ tại chỗ không
- Giờ khởi hành và giờ dự kiến về — chạy đêm khác chạy ngày
- Ai trả phí cầu đường, bến bãi, vé tham quan, chỗ đậu xe
- Ai lo ăn nghỉ cho tài xế nếu qua đêm
Ba câu cuối là chỗ mất tiền nhiều nhất. Khách mặc định "đã bao trọn gói", nhà xe mặc định "cái đó khách trả" — và không ai nói ra cho tới lúc thanh toán.
Bước 2: Tính giá cho đủ, gồm cả thời gian chờ
Giá hợp đồng phải phủ được:
- Toàn bộ quãng đường kể cả chạy rỗng từ bãi tới điểm đón và từ điểm trả về bãi
- Chi phí cố định phân bổ cho số ngày xe bị giữ — xe đi tour 3 ngày là 3 ngày không nhận việc khác, kể cả những giờ chỉ nằm chờ
- Công tài xế theo ngày, cộng phụ cấp qua đêm
- Cầu đường, bến bãi, đậu xe theo lộ trình cụ thể
Cách tính chi phí nền nằm trong bài tính lãi lỗ từng chuyến. Điểm khác biệt của hợp đồng: phải tính theo ngày xe bị chiếm dụng, không chỉ theo ki-lô-mét chạy.
Bước 3: Xác nhận bằng văn bản, dù khách là người quen
Không cần hợp đồng luật sư soạn. Một tin nhắn Zalo có đủ các mục sau, khách trả lời "đồng ý", là đủ để không cãi nhau:
- Ngày giờ, điểm đón, điểm trả, lộ trình đã thống nhất
- Loại xe và số chỗ
- Tổng giá và giá đó đã gồm những gì, chưa gồm những gì
- Mức cọc và hạn thanh toán phần còn lại
- Cách tính khi phát sinh: chờ quá giờ tính bao nhiêu một tiếng, đi thêm điểm tính bao nhiêu
- Chính sách huỷ: huỷ trước bao lâu thì mất cọc
Mục "phát sinh" là mục cứu bạn nhiều tiền nhất. Đoàn nào cũng có người tới muộn, cũng có ý định ghé thêm một chỗ. Nếu đã thoả thuận trước cách tính, việc thu thêm là chuyện bình thường; nếu chưa, bạn hoặc mất tiền hoặc mất khách.
Bước 4: Cọc — không cọc thì không giữ xe
Nguyên tắc đơn giản: chưa nhận cọc thì lịch vẫn còn trống. Nhiều nhà xe giữ xe cho một lời hứa miệng, rồi từ chối khách khác, rồi tới ngày khách kia đổi ý.
Mức cọc 20–30% là hợp lý cho hợp đồng thường, cao hơn cho ngày cao điểm hoặc đoàn lớn. Nhận cọc xong nhắn xác nhận lại toàn bộ nội dung ở bước 3.
Bước 5: Thu tiền — khâu bị buông lỏng nhất
Chuyến chạy xong, tài xế về, mọi người nghĩ là xong. Ba tuần sau không ai nhớ khách đó còn nợ bao nhiêu. Với khách doanh nghiệp, việc thanh toán còn qua nhiều khâu và dễ trôi.
Cách làm cho gọn:
- Gắn trạng thái thanh toán vào từng chuyến, không ghi vào trí nhớ. Chuyến chưa thu đủ phải còn nằm trong danh sách "chưa thanh toán" cho tới khi có người đóng nó lại.
- Gửi đề nghị thanh toán ngay trong ngày chạy xong, khi trải nghiệm còn tốt và người ký duyệt còn nhớ.
- Với khách doanh nghiệp, hỏi trước quy trình của họ: cần hoá đơn gì, gửi cho ai, chu kỳ thanh toán ngày nào trong tháng. Biết trước thì không phải chờ mòn mỏi.
- Nhắc lần một sau 7 ngày, lần hai sau 14 ngày, lịch sự và cụ thể: chuyến ngày nào, số tiền bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu.
Năm cái bẫy hay gặp
- Khách xin thêm điểm đón "tiện đường". Tiện đường của khách thường là 20km và một tiếng. Đã có bảng phát sinh thì cứ theo đó mà tính.
- Đoàn về muộn hơn dự kiến. Tài xế quá giờ lái an toàn là chuyện lớn hơn tiền. Thoả thuận trước giờ về muộn nhất, quá thì tính phí hoặc nghỉ đêm.
- Khách trừ tiền vì chê xe. Chặn bằng cách nói rõ loại xe, đời xe từ đầu; gửi ảnh chính chiếc xe sẽ chạy nếu khách kỹ tính.
- Nhận đoàn quá sức đội xe. Nhận 5 xe khi chỉ có 3, phải thuê ngoài với giá cao và không kiểm soát được chất lượng. Thà từ chối còn hơn nhận rồi làm hỏng tên tuổi.
- Chạy sai loại hình so với phù hiệu. Xe đăng ký hợp đồng thì chạy hợp đồng, không gom khách lẻ dọc đường như tuyến cố định. Đây là lỗi bị xử phạt phổ biến — kiểm tra loại hình xe của bạn với cơ quan quản lý địa phương nếu chưa chắc.
Nguồn khách hợp đồng đến từ đâu
Khác với tuyến cố định, khách hợp đồng hiếm khi tự tìm tới. Ba nguồn ổn định nhất:
- Công ty du lịch và nhà tổ chức sự kiện địa phương. Họ cần xe quanh năm và ưu tiên nhà xe trả lời nhanh, báo giá rõ.
- Doanh nghiệp có ca kíp — đưa đón công nhân là hợp đồng dài hạn, doanh thu đều, ít phải tìm khách mới.
- Chính khách lẻ đã đi tuyến cố định của bạn. Khi nhà họ có việc, người ta gọi nhà xe đã quen mặt. Đây là lý do nữa để giữ danh sách khách tử tế, xem giữ khách quen cho nhà xe.
Sổ Chuyến quản lý chuyến hợp đồng cùng chỗ với chuyến tuyến cố định: xe nào bị giữ ngày nào thấy ngay trên lịch chạy nên không nhận trùng, trạng thái thanh toán gắn theo từng chuyến nên không sót tiền, và hồ sơ khách lưu lịch sử để báo giá lần sau không phải hỏi lại từ đầu. Dùng thử miễn phí 3 xe.
Chủ đề: xe hợp đồng, báo giá, quản lý nhà xe